質を調整することの難しさ

こんばんは。本日は、いつもの職場ではなく、月に一回いく職場で仕事をしたときに改めて感じたことを記事にしたいと思います。

質を調整するとは

今回タイトルを質を調整することの難しさとしましたが、今回感じたのは、書類の確認作業を行う際に、修正点が複数ある場合にどこまで修正の指示を出すか？というようなシチュエーションを想定しています。

たとえば、自分の知っている知識や確認作業を行うことにより、記載内容の修正を行い、より良い書類を作成するという状況があります。その際、生産性の指標は、いくつの書類を確認したか？ということのみになっております。

とはいえ、なるべく良い書類になること、もしくは作成者への指導という視点もあります。今回は、なるべく短時間で、多くの書類の確認を行いつつ、それぞれの書類の質を向上すること、スタッフの考えをより深く考えられるように指導することが求められていますが、生産性の指標は書類の数のみになるため、詳しく見すぎると生産性が低下してしまいます。かと言って、簡単にサクサクやりすぎても、やっている意味がないようなものになる可能性もあります。どの程度詳しくやるか？自分でコントロールする必要があります。

今回の失敗

この状況を整理するとまず優先すべきはノルマとしていくつの書類を作成するかをある程度事前に決めることが重要であると思います。今回は、いきなり書類を作成し始めてしまったため、時間配分等がうまく行かず、多くの書類を確認することができなかったわけですが、事前にどの程度行うか、１つの書類にどの程度時間をかけるべきか、そして時間がどの程度使えるか確認し時間配分を設定しておくことが重要でした。

目標を決めないと質をコントロールすることは難しい

今回の事案はいろいろなことに応用できる重要な内容だと思います。たとえば、レポート作成や勉強会の書類作成などについても同様で、時間を決めずに取り組むと、どんどん細かく、よりよくよりよくといくら時間があっても完成しないようなことが起こってしまいます。そのため、目標としてどの程度の時間をかけて、できる範囲で髙い質を保つようにするなどの工夫が必要になります。それが、生産性であり、効率的な仕事や勉強法にもリンクすると思います。

アクションプラン

何事にも事前計画が重要であることを改めて実感しました。最近は計画性は以前より上がっていると思いますが、油断するとうまく行かないこともあります。行動する前に簡単に計画し、それから落ち着いて取り組むようにしようと思います。