理学療法士の思考

認定理学療法士などをはじめ、理学療法関連のテーマを中心に情報を発信しています。認定理学療法士（運動器）、協会指定管理者（上級）、地域包括ケア会議推進リーダーを取得しております。

理学療法士の仕事術ーデジタルとアナログの使い分けー

グループリーダーの思考

こんばんは。仕事をはやく終わらせたいと思い、いろいろ考えているのですが、毎年環境や状況が変わり、それに対して対応していくのに苦戦を強いられることが多いですが、今年度は仕事の量と管理するものが増えたので、より一層仕事を早く終わらせるために工夫が強いられてきています。これについて、PDCAを何度も回し、改善に改善を重ねてきています。

最近は、単純に自分の業務をこなすだけでなく、いろいろな人から話しかけられることが増え、それに対して対応していると、自分の仕事をほとんど進められず、残業時間に突入したり、残業時間も終了してしまうこともまれにあるくらいなのです。

臨床の空き時間が少ないことも関係してきますが、特にシフトの関係で休みが重なってしまうことがあると、どうしても対応しきれない状態になってしまいます。ここ1～2週間はほとんど1、２出勤後2日休みなどの状態が続き、対応するのに非常に苦戦してしまいました。

ある程度、トレードオフすることも必要だし、可能な範囲で質を落としてスピードを上げるような効率性の調整を行ったり、指導や指示の出し方についても考える必要があるなと思いました。

今日は、自分の仕事の仕方について、仕事を早く終わらせるという観点から、タスク管理、目標管理についてGTDシステムを見直してみました。

 

デジタルの使い方

私はNOZBEを中心にGTDを行っているので、すべてのベースとしてNOZBEを使用します。

↑こちらのサイトからは、生産性を高めるための記事が定期的にアップされていたりするのでお勧めです。制限がありますが無料会員でも使用可能です。

ちゃんと使うなら有料会員ですね。

NOZBEには長期的なものも管理できるため、おおむね年、月単位で達成したいことをプロジェクトにして管理しています。もちろん、今日やることまで幅広く管理しているわけです。

ほとんどタスクについてはNOZBEを使用していたのですが、理学療法士の仕事を考えるとデジタルは使いにくい点があります。次にやることをいちいちスマホを開いて確認するのは意外に時間がかかってしまいます。

つまり、長期的な目標やプロジェクトの管理には向いているのですが、今日やることを確認するのにやや使いづらさを感じています。

 

アナログの使い方

 

ジブン手帳を使って仕事を週ごとに整理し、一週間の予定を立てて予定を管理して使っていました。この使い方は、仕事量が多くなってきて、手書きする量が膨大になり、やや実施が難しくなって一旦中止していました。最近はNOZBEのみでやっていました。

ジブン手帳のサイズ感と、タスクの確認時間を考えると、持ち運びのしにくさと少しページの開く手間が確認回数を減らしてしまうような点が問題になりました。

ただ、ここ最近のNOZBEのみでの管理より、手帳での管理の方が今日やることを整理できており、結果的に仕事のスピードは早いようです。

 

デジタルとアナログをどう使い分けるか？？

今回、仕事をはやく終えるためには、現状の問題を整理した結果、全体の仕事を把握するためのシステムはほぼ整っているのですが、その日に何をするかについてまだ不十分だった点が見つかりました。

四つの問題点

①量：減らせるものはないか

②質：質をおとせるものはないか、一緒にやると早いものはないか

③タスク管理：タスク実施に迷いはないか

④他者：コミュニケーション面の無駄はないか

以上について大まかに出したものを解決するために

3つの対策を練りました。

①量、質、タスク管理の問題について

NOZBEで長期～短期的なタスクを管理するのは今まで通りとします。

ジブン手帳は、週の大まかな予定を入れるために使います。仕事以外にも、運動や勉強時間を確保するためにはジブン手帳が使いやすいです。

その日のタスクについては、手書きのほうが良いことがわかったので、手帳に戻そうかと思ったのですが、最近は聴診器や血圧計などを持ち歩くことが多いので、運ぶのは難しいのが現状です。そこで、小さいノートを使用することにしました。B7サイズ。

使い方の想定としては、左のページに今日やること、右のページに今日生じた新しいやることやメモを記載して一日2ページで使うことです。また、タスクを20分でひとまとまりになるようにまとめ上げて集中して仕事をこなせるようにしていこうと思います。

また、一応スピード重視かクオリティ重視かでSかQを記載しようと思います。もしかしたらほとんどSかもしれませんが・・・。

左ページ例

自主練習シート作成　S　5分　

カンファレンス準備　S　15分

→タスク実施後に実際にかかった時間を記載する。（20分を1つのまとまりとすることで、時間を計測しやすくするのが狙い、時間計測する意識を持つことでスピードを意識していく）

②申し送りの記載量を減らす

　プランをなるべくシンプルなものにする。プラン変更可にする。

③他者とのコミュニケーション

　直接自分に言ってもらうほうがいいのか、部下に行ってもらうほうがいいのかを判断し、伝えてくれる人に事前にどちらに行ったほうがいいかを伝えておく。

　部下に仕事を任せることで、相談・指導時間を減らす。

 

まとめ

デジタルのほうが量の多いタスクや目標を管理するのに適していると思います。なので私はNOZBEをベースにしてこれからもやっていこうと思っています。

しかし、デジタルの苦手な点と現状の理学療法士の仕事とミスマッチな点も多いため、アナログの併用はあったほうがよいと考えています。

特に、こまごましたことやどの順番でやるか、いつでも見られる状態で仕事をしていくような状況ではデジタルよりアナログのほうが良いので、今回B7ノートの導入を追加してみることとしました。