第二領域（緊急性が低く、重要性が高い）を中心にスケジュールを立てよう！

こんばんは。本日は7つの習慣にもありますが、いわゆる第二領域ベースで計画を立てることの重要性について整理したいと思います。

第二領域とは？

2×2のフレームワークにおいて、緊急性×重要性で考えた際に、緊急性が低く、重要性が高いことに関して第二領域と呼んでいます。第二領域とは、特に中・長期的な視点で見たときに自身にとって重要であるが、短期的に行う必要性低いために、意識的に行わないとそのまま行わないで終わってしまうようなタスクが当てはまります。

基本的には普段の業務のほとんどは緊急性が高く、重要性が高い項目を行っていることが多いと思いますが、これは、誰しもやっていることになります。というよりは、業務上やらなければならないことがほとんどだからです。理学療法士であれば、計画書を作成する、退院時サマリーを書く、廃用書類を作成するなど、締め切りもあり、やらなけらばならないマストなタスクです。

ここで第二領域のタスクとは何か考えてみると、研究や調べごと、文献を読むなどの学習関係や、自身の中長期的な目標やビジョンに対する行動が当てはまります。いずれ、効率的に業務が行えるようになるために、一つ一つの業務を少しずつ効率化していく作業などがここに当たります。今すぐにやらなくてもよいのだが、重要性が高いです。

第二領域ベースで計画する

タスク管理手法では、基本的にはやらなければならないことを把握しておくためにTodoリストなどを用いて、仕事をしている方が多いと思います。しかし、これでは普段の業務に押し流され、第二領域について手が回らなくなることが多くなります。そうすると、自分のやりたいことがなかなかできないで過ごす結果になってしまいまう。

そのため、計画段階で第二領域の行動をまず組み込んでから、今日やるべきことを考えることをお勧めします。そうすることで、第二領域のタスクを進められるのはもちろんですが、それをやるために、他のタスクをやらないで済ますか短時間でやり遂げることにつなげることができます。緊急性が高く重要なことはしっかりやる必要がありますが、中には緊急性が高く、重要性が低いというタスクが存在するので、それをしっかり見極め、質を下げることで、高速化し第二領域タスクの時間を確保することが重要です。特に、私のようにすべて頑張って作ろうとしやすい人には、意識することで効果を発揮しやすいと思います。

まとめ

第二領域のタスクはやりがいが強いのでモチベーションにもつながりやすいと思います。しかし、放置しやすいので、しっかり計画段階で予定に組み込むことをお勧めします。そうすることで普段の業務の中で自分の成長を実感したり、仕事のレベルアップにつながると思いますので是非取り入れていただけるとよいのではないかと思います。